Biuro Rachunkowe EXACTUS - Polityka prywatności

Polityka Prywatności

Prezentowana Polityka przedstawia zasady pozyskiwania, wykorzystywania i usuwania przez Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe informacji, w tym danych osobowych. Polityka dotyczy klientów serwisu internetowego dostępnego pod adresem exactus.com.pl. Polityka dotyczy także osób odwiedzających biuro, które mogą być, ale nie muszą być naszymi klientami, osób korzystających z internetowego formularza kontaktowego oraz osób ubiegających się o zatrudnienie w naszej firmie.

Informacje o administratorze danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe, reprezentowane przez Tomasza Nowickiego (Prezes),

z siedzibą przy ul. Bukowej 16,

NIP: 7772534633, REGON: 639804710,

Numer telefonu: 515020889

Adres poczty elektronicznej: biuro@exactus.com.pl

Adresy serwisu internetowego: exactus.com.pl

zwanym dalej Administratorem.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe podane nam w związku ze świadczonymi dla Państwa usługami księgowymi i biurowymi, a także w związku z przesłanymi zapytaniami ofertowymi oraz przesłaną dokumentacją rekrutacyjną, przetwarzane są na podstawie:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia lub wykonania łączącej nas umowy lub umów;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełniania ciążących na nas obowiązków prawnych, takich jak, przykładowo: zapewnienia bezpieczeństwa usług, rozpatrywania reklamacji, wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych;

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów naszych i naszych partnerów,

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w innych celach, jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę.

Podmioty którym powierzono przetwarzanie danych osobowych:

Podmioty, którym powierzono przetwarzanie Państwa danych osobowych nazywamy Zaufanymi Partnerami. Państwa dane osobowe możemy udostępniać:

Pracownikom w celu realizacji usługi;
Podmiotom zapewniającym obsługę lub udostępniającym nam systemy teleinformatyczne;
Podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze, w tym prawne.

Państwa dane mogą być przekazywane również innym podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora (np. dostawcom usług IT, firmom badawczym), przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

Państwa dane mogą również być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. organom ścigania, na ich zgłoszenie wraz z określeniem odpowiedniej podstawy prawnej.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, stosując w tym zakresie odpowiednie organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa np. strona exactus.com.pl jest zabezpieczona zaszyfrowaną komunikacją z użyciem certyfikatu SSL. Dostęp do Państwa danych mają tylko pisemnie upoważnione osoby, a przy przetwarzaniu tych danych stosowane są wymagane ustawą i rozporządzeniem środki techniczne oraz organizacyjne. Środki te mają na celu zabezpieczenie danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osoby nieuprawnione, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z powyższym Państwa dane nie są i nie będą udostępniane przez Administratora nieuprawnionym do tego osobom, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Cele przetwarzania danych osobowych:

Wykonanie umowy na linii Administrator – Klient, w tym świadczenie usług na rzecz Klientów i udzielanie odpowiedzi na zapytania przesyłane poprzez formularz kontaktowy, a także realizacja procesu rekrutacji pracowników. To wszystko składa się na podstawą prawną niniejszego celu, jakim jest art. 6. ust. 1 lit b RODO, tj. „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do pojęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”. Dane będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia danej umowy między Państwem a Administratorem, z tym zastrzeżeniem, że czasami dane te mogą być przetwarzane również po wygaśnięciu tej umowy, jednak wyłącznie wtedy, kiedy jest to dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa (np. w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń).Pomiary statystyczne, marketing produktów i usług Administratora (analizowanie i profilowanie danych w celach marketingowych) oraz dopasowywanie treści i funkcjonalności exactus.com.pl do Państwa zainteresowań, jak również w celu wykrywania nadużyć. Podstawą prawną niniejszego celu jest art. 6. ust. 1 lit. f) RODO, tj. „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, które dane dotyczą, jest dzieckiem”. Dane będą przetwarzane do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu.

Marketing, w tym analizowanie i profilowanie danych w celach marketingowych, dotyczący produktów i usług podmiotów trzecich. Podstawą prawną niniejszego celu jest art 6. ust. 1 lit. a) RODO, tj. „osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.

Przesyłanie informacji handlowych. Państwa dane osobowe podawane podczas korzystania z danej usługi (np. formularza kontaktowego) zbierane są również w celu przesyłania informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., Nr 144, poz. 1204, ze zmianami). Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.

Zaufani Partnerzy przetwarzają dane przez okres niezbędny do zrealizowania celu przetwarzania, który jest określony w odpowiedniej polityce prywatności Zaufanego Partnera i/lub w umowie zawartej między Administratorem a podmiotem trzecim.

W Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe korzystamy z usług Google Analytics i zgodnie z polityką Google Inc., informujemy, że dane są zbierane w celu „śledzenia” użytkowników, a czas przechowywania danych został ustalony jako niewygasający automatycznie.

Zakres i sposób przetwarzania informacji, w tym danych osobowych

Gdy korzystają Państwo z naszych serwisów internetowych, wchodzimy w posiadanie informacji częściowo wysyłanych automatycznie przez przeglądarki internetowe. Są one potrzebne do zapewnienia ich prawidłowego działania, a także umożliwienia Państwu użytkowania serwisów lub aplikacji. W szczególności rejestracji czy logowania do konta klienta i jego obsługi. Ich usprawniania oraz spełnienia przez nas wymagań w zakresie bezpieczeństwa i wymogów prawnych. Ponadto opracowywania statystyk i dokonywania badań analitycznych. Informacje te mogą zawierać dane takie jak: adres IP urządzenia, jego rodzaj, unikalny identyfikator, nazwę systemu operacyjnego, ustawienia przeglądarki, datę i godzinę przesyłanych zapytań oraz prezentować Państwa aktywności w serwisach internetowych. To, które konkretnie informacje uzyskujemy, zależy od rodzaju urządzenia i ustawień oprogramowania, których Państwo używacie.

Podczas korzystania z naszych serwisów internetowych, w posiadanie informacji częściowo wysyłanych automatycznie przez przeglądarki internetowe wchodzić mogą również inne podmioty, będące dostawcami serwisów, których wtyczki umieszczono w naszych serwisach internetowych, w tym: youtube.com, facebook.com, na których Biuro Rachunkowe Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe posiada profile. Informacje te mogą zawierać dane takie jak: adres IP urządzenia, jego rodzaj, unikalny identyfikator, nazwę systemu operacyjnego, ustawienia przeglądarki, datę i godzinę przesyłanych zapytań oraz prezentować Państwa aktywności w serwisach internetowych. To, które konkretnie informacje są pozyskiwane, zależy od rodzaju urządzenia i ustawień oprogramowania, których Państwo używacie. Każdy z dostawców określa zasady i cele pozyskiwanych informacji na własnych stronach internetowych.

Gdy odwiedzają Państwo nasze serwisy internetowe wykorzystujemy pliki z informacjami zwane ciasteczkami (ang. cookies). Nasze serwisy internetowe wysyłają te pliki do przeglądarek internetowych, które następnie przechowują je w urządzeniach, z których Państwo korzystacie (komputer, smartfon, smartwatch) lub uzyskują dostęp do informacji już przechowywanych. Tego rodzaju pliki, składają się z ciągów znaków, będących zakodowanymi informacjami na temat aktywności na naszych stronach. Nie zawierają one danych pozwalających na ustalenie Państwa tożsamości. Służą nam do ułatwiania korzystania z serwisów internetowych i aplikacji. W szczególności utrzymywania ciągłości sesji po zalogowaniu się do konta klienta, dzięki czemu nie muszą Państwo logować się ponownie na podstronach. Ponadto, zapamiętywania ustawień, takich jak układ strony czy ograniczenia wyświetlanych Państwu ankiet lub reklam. A także, pozwalają nam tworzyć anonimowe statystyki odwiedzin i lepiej rozumieć sposób w jaki funkcjonują serwisy internetowe, co umożliwia ich stałe ulepszanie. Pliki cookies wykorzystywać możemy również w celach marketingowych.

W urządzeniach, z których Państwo korzystacie zapisywane mogą być również pliki cookies innych podmiotów, będących dostawcami serwisów, których wtyczki umieszczono w naszych serwisach internetowych, w tym: youtube.com, facebook.com, na których Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe posiada profile. Umożliwia to Państwu korzystanie ze zintegrowanych funkcjonalności, w tym możliwości bezpośredniego przejścia do jednego z nich na Państwa konto profilowe, aby przeglądać treści prezentowane na koncie naszego Biura Rachunkowego. Każdy z dostawców określa zasady wykorzystywania przez siebie plików cookies na własnych stronach internetowych.

W każdej chwili mogą Państwo określić warunki przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub urządzenia z którego Państwo korzystacie. W ten sposób mogą Państwo wyrazić zgodę na przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do plików cookies lub taką zgodę wycofać, blokując przyjmowanie plików cookies. Mogą Państwo także usunąć pliki cookies pochodzące z naszych serwisów internetowych, jak również od dostawców serwisów, których wtyczki zostały zamieszczone w naszych serwisach internetowych. Całkowite uniemożliwienie umieszczania plików cookies w Państwa urządzeniu może jednak spowodować utrudnienia w korzystaniu z naszych serwisów internetowych lub aplikacji mobilnej.

Kiedy kontaktujemy się z Państwem lub Państwo kontaktujecie się z nami, w szczególności jako klienci, osoby zainteresowane naszą ofertą lub partnerzy biznesowi, kierując do nas pytania, w celu uzyskania wsparcia albo zamówienia usług, gromadzimy informacje na potrzeby realizacji Państwa wniosków i aby prowadzić z Państwem komunikację. Zakres przechowywanych danych każdorazowo zależy od celu kontaktu i wybranych środków komunikacji.

Jeżeli przekazują nam Państwo swoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, wpisując je w formularzach dostępnych w naszych serwisach internetowych w związku z zainteresowaniem naszymi usługami, wykorzystujemy je do przedstawienia Państwu oferty. Gromadzimy wówczas także informacje na temat daty i godziny przesyłanych zapytań oraz adresu IP urządzenia, z którego dokonano zgłoszenia.

Jeżeli ubiegają się Państwo o zatrudnienie w Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe, przekazują nam Państwo wówczas informacje takie jak: imię i nazwisko, adres, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Analizujemy te dane i wykorzystujemy je w celu podjęcia decyzji o Państwa zatrudnieniu. Decyzja o tym czy będą one przechowywane na potrzeby przyszłych rekrutacji zależy od Państwa.

Wówczas, gdy odwiedzają Państwo nasze biuro, rejestrujemy Państwa imię i nazwisko, a Państwa wizerunek utrwalany jest na nagraniach kamer monitoringu rozmieszczonych w obiekcie. Jest to konieczne dla zapewnienia ochrony bezpieczeństwa osób i mienia.

Jeżeli chcą Państwo korzystać z oferowanych przez nas usług takich jak usługi księgowe, kadrowe i biurowe, dobrowolnie zawierają Państwo z nami umowę. Podajecie nam Państwo wówczas swoje dane osobowe takie jak imię i nazwisko, numer PESEL albo nazwę, serię i numer dokumentu potwierdzającego Państwa tożsamość oraz adres. Oczywiście nie musicie Państwo tego robić. Jeżeli jednak nie podacie nam Państwo tych danych, przepisy prawa uniemożliwią nam świadczenie dla Państwa usług księgowych, kadrowych i biurowych, a także dokonywanie stosownych rozliczeń. Aby zapewnić wysoki poziom świadczonych usług oraz sprostać Państwa oczekiwaniom umożliwiamy Państwu podanie również innych danych osobowych, takich jak numer telefonu czy adres poczty elektronicznej (e-mail) co usprawnia kontakt między nami i pozwala oferować Państwu coraz to lepsze produkty.

Jeżeli czynności podejmowane są przez pełnomocnika, odnotowujemy imię i nazwisko, numer PESEL oraz nazwę, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość pełnomocnika. Służy to zapobieganiu ujawniania informacji osobom nie uprawnionym do dostępu do nich.

W przypadku, gdy płatności z tytułu świadczonych usług dokonywane są przez inną osobę, niż ta z którą zawarto umowę lub z rachunku bankowego do niej nie należącego, przechowujemy informacje na temat tych płatności oraz imię i nazwisko lub nazwę płatnika, numer rachunku bankowego oraz adres jego posiadacza.

Okres przechowywania danych osobowych:

Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez nas w okresie obowiązywania łączących nas umów. Następnie po ich zakończeniu i ograniczeniu ich zakresu do danych niezbędnych do wypełniania ciążących na nas obowiązków prawnych, przetwarzane będą w okresie wskazanym w przepisach prawa powszechnie obowiązującego lub zgodnie z kryteriami w nich wyznaczonymi. W tym samym okresie Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach realizacji prawnie uzasadnionych interesów naszych i naszych partnerów, jeżeli nie sprzeciwią się Państwo temu. Ponadto, gdy istniały będą ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, będziemy robili to nie dłużej, niż do chwili, w której taką zgodę Państwo wycofają.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem:

* w sposób tradycyjny – pocztą na adres: Exactus Sp. z o.o. Biuro Rachunkowe, ul. Bukowa 16, 62-050 Mosina

* w sposób elektroniczny – poprzez e-mail: biuro@exactus.com.pl

Posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do Organu Nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Zmiany w Polityce prywatności

Niniejsza Polityki prywatności ma zastosowanie od dnia 01.01.2021

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana.

Aktualna wersja dostępna jest zawsze w naszym serwisie internetowym, pod adresem exactus.com.pl

Pliki cookies

Ta strona internetowa wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony internetowej exactus.com.pl wyrażasz zgodę na wykorzystanie przez nas plików cookies w celach statystycznych.

Czym są pliki „cookies”?

Cookies to niewielka informacja tekstowa, wysyłana przez serwer i zapisywana w urządzeniu końcowym (np. komputerze), która może być odczytana jedynie przez ten serwer. Cookies nie zawierają danych personalnych, ani nie powodują zmian konfiguracyjnych w Twoim urządzeniu końcowym i jego oprogramowaniu. Ponadto masz możliwość określenia warunków przechowywania i uzyskania dostępu do Cookies za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego na Twoim urządzeniu końcowym lub konfiguracji usługi (np. poprzez zmianę ustawień Twojej przeglądarki internetowej).

Zarządzanie plikami „cookies”

Standardowo przeglądarki internetowe pozwalają na zapisywanie plików „cookies”.

Każdy użytkownik Internetu może zrezygnować z zapisywania plików „cookies” na swoim urządzeniu oraz usunąć wszystkie zebrane wcześniej informacje.

Szczegółowe informacje o sposobie obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach używanej przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania plików „cookies”, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.