Przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności staje przed pytaniem, w jakiej formie najlepiej prowadzić własną firmę. Pytanie to, w nieco zmienionej formie, może także powrócić już po jakimś czasie działalności, gdyż wybór formy działalności nie jest decyzją jednorazową i często jest pochodną zmieniających się warunków w otoczeniu. Dlatego też okresowo należy weryfikować, czy pierwotnie podjęty wybór nadal jest optymalny.
Decyzja w powyższej kwestii powinna uwzględniać kilka kryteriów, które zależnie do tego jak są istotne dla konkretnego przedsiębiorcy, mogą w istotny sposób zdeterminować wybór.
Należy pamiętać o tym, iż już przy zakładaniu własnej firmy wybór formy jej prowadzenia będzie powodował konkretne skutki w zakresie:
kosztów założenia
wymogów formalnych przy założeniu oraz dalszym funkcjonowaniu
odpowiedzialności osób prowadzących działalność
rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej
sposobu opodatkowania
możliwości dysponowania dochodem
a także dawał korzyści w zakresie
transparentności rozliczeń z właścicielem / wspólnikami
ewidencji rozrachunków z kontrahentami
analizowania różnych aspektów finansowych prowadzenia działalności
Jednak jedną z najważniejszych kwestii, która niestety często nie jest brana pod uwagę szczególnie przy zakładaniu działalności jest to, co się stanie z firmą w przypadku ewentualnej śmierci właściciela. Niestety z posiadanego przez nas doświadczenia musimy stwierdzić, że często powinno to być najistotniejsze z kryteriów branych pod uwagę.
Początkujący przedsiębiorca (jeżeli nie chce funkcjonować z osobą trzecią jako wspólnikiem), ma do wyboru następujące formy działalności:
jednoosobową działalność gospodarczą
spółkę komandytową
spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
spółkę akcyjną
Jeżeli natomiast dopuszczana jest możliwość współprowadzenia działalności z inną osobą fizyczną (wspólnikiem), pod uwagę może być brana również:
spółka cywilna
spółka jawna
Przy zakładaniu działalności pierwszy wybór najczęściej pada na jednoosobową działalność gospodarczą. Jest to niestety często spowodowane tym, iż „księgowi” doradzający przy wyborze, po pierwsze nie potrafią przedstawić wad i zalet poszczególnych form działalności, a po drugie boją się prowadzenia podmiotów bardziej złożonych, takich jak spółki komandytowe czy też spółki z ograniczona odpowiedzialnością. Konsekwencje tych obaw niestety ponoszą sami przedsiębiorcy, ale niestety najczęściej jest już za późno, aby cokolwiek zmienić i przeciwdziałać negatywnym skutkom.
Oczywiście nie da się ukryć, że bardzo często, przy bardzo małych rozmiarach działalności, jednoosobowa działalność gospodarcza jest wyborem optymalnym. Daje ona wiele niekwestionowanych korzyści:
prowadzenie ewidencji w formie książki przychodów i rozchodów lub nawet ewidencji uproszczonych (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)
praktycznie brak kosztów założenia działalności
możliwość założenia działalności w ciągu jednego dnia
opodatkowanie dochodu tylko jednym podatkiem od osób fizycznych (liniowym, wg skali podatkowej lub ryczałtowym)
możliwość nieograniczonego dysponowania dochodem
brak wymogów formalnych co do sprawozdawczości
Niestety taka forma ma swoje złe strony. Do najważniejszych zaliczyć należy:
pełną odpowiedzialność właściciela za wszelkie zobowiązania, z zaakcentowaniem tego, iż ewentualne roszczenia kontrahentów mogą być również zaspokajane z majątku osobistego
brak transparentności w rozliczeniach z właścicielem (brak podziału na pieniądze prywatne i związane z działalnością)
ze względu na uproszczoną ewidencję trudność w prowadzeniu rozrachunków z kontrahentami czy z tytułu podatków
niewielką możliwość analizowania kosztów przy zdywersyfikowanej działalności
poważne utrudnienia w przypadku śmierci właściciela – działalność formalnie przestaje istnieć co np. w przypadku zatrudnienia pracowników lub realizacji długoterminowych kontraktów stawia bliskich w bardzo trudnej sytuacji
Na drugim biegunie postawić można spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (nie mówiąc już o najbardziej złożonej formie – spółce akcyjnej).
W przypadku spółki z o.o. do najważniejszych zalet zaliczyć należy:
możliwość zabezpieczenia majątku osobistego przed roszczeniami osób trzecich
jednoznaczne oddzielenie finansów prywatnych od finansów związanych z działalnością.
ze względu na konieczność prowadzenia ewidencji w formie pełnych ksiąg handlowych możliwość:
szczegółowej ewidencji rozrachunków
możliwość analizowania działalności pod względem rentowności, obrotowości, płynności
zachowanie ciągłości działalności w przypadku śmierci właściciela
łatwość w kontynuowaniu działalności przez ewentualnych spadkobierców
Oczywiście w przeciwieństwie do formy najprostszej prowadzenie spółki działalności ma swoje wady:
koszty założenia (na poziomie co najmniej 350 zł)
złożoność założenia (konieczność przygotowania umowy spółki, złożenia wniosku o rejestrację do KRS)
podwójne opodatkowanie (podatkiem dochodowym od osób prawnych oraz wypłacanej dywidendy podatkiem od osób fizycznych)
możliwość dysponowania dochodem dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
konieczność prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych
konieczność sporządzania i składania do sądu oraz urzędu skarbowego sprawozdania finansowego
Wady i zalety poszczególnych form działalności można przedstawić w formie tabeli. Jeżeli jakaś kwestia może być uznana za uciążliwą została ona oznaczona [-], jeżeli obiektywnie jest neutralna przez [0], a jeżeli można uznać ją jako zaletę danej formy, w odpowiednim polu umieszczono [+]:
Działalność jednoosobowa
Spółka cywilna
Spółka jawna
Spółka komandytowa
Spółka z o.o.
Spółka akcyjna
Koszt założenia
+
+
+
–
–
–
Wymogi formalne przy założeniu
+
0
–
–
–
–
Wymogi formalne przy funkcjonowaniu
+
0
–
–
–
–
Odpowiedzialność właściciela
–
–
0
+
+
+
Koszt prowadzonej ewidencji
+
+
+
–
–
–
Sposób opodatkowania
+
+
+
+
–
–
Możliwość dysponowania dochodem
+
+
+
0
–
–
Transparentność rozliczeń z właścicielami
–
–
–
+
+
+
Ewidencja rozrachunków
–
–
–
+
+
+
Możliwość analizy finansowej
–
–
–
+
+
+
Ciągłość prawna w przypadku śmierci właściciela
–
–
0
0
+
+
Kontynuacja działalności przez spadkobierców
–
–
0
0
+
+
Zależnie od oczekiwań pewne kryteria mogą być pominięte lub też mogą im zostać przypisane istotniejsze wagi. Może to spowodować, że w konkretnej sytuacji wybór może paść na spółkę komandytową lub nawet spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jako najbardziej optymalną formę. Wymaga to jednak rzetelnego podejścia do tematu i dokładnego przeanalizowania przypadku każdego klienta, nie zaś determinowania wyboru przez obawy lub brak wiedzy osób prowadzących sprawy księgowe.
