Opracował: Tomasz Nowicki
Przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności staje przed pytaniem, w jakiej formie najlepiej prowadzić własną firmę. Pytanie to, w nieco zmienionej formie, może także powrócić już po jakimś czasie działalności, gdyż wybór formy działalności nie jest decyzją jednorazową i często jest pochodną zmieniających się warunków w otoczeniu. Dlatego też okresowo należy weryfikować, czy pierwotnie podjęty wybór nadal jest optymalny.
Decyzja w powyższej kwestii powinna uwzględniać kilka kryteriów, które zależnie do tego jak są istotne dla konkretnego przedsiębiorcy, mogą w istotny sposób zdeterminować wybór.
Należy pamiętać o tym, iż już przy zakładaniu własnej firmy wybór formy jej prowadzenia będzie powodował konkretne skutki w zakresie:
- kosztów założenia
- wymogów formalnych przy założeniu oraz dalszym funkcjonowaniu
- odpowiedzialności osób prowadzących działalność
- rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej
- sposobu opodatkowania
- możliwości dysponowania dochodem
a także dawał korzyści w zakresie
- transparentności rozliczeń z właścicielem / wspólnikami
- ewidencji rozrachunków z kontrahentami
- analizowania różnych aspektów finansowych prowadzenia działalności
Jednak jedną z najważniejszych kwestii, która niestety często nie jest brana pod uwagę szczególnie przy zakładaniu działalności jest to, co się stanie z firmą w przypadku ewentualnej śmierci właściciela. Niestety z posiadanego przez nas doświadczenia musimy stwierdzić, że często powinno to być najistotniejsze z kryteriów branych pod uwagę.
Początkujący przedsiębiorca (jeżeli nie chce funkcjonować z osobą trzecią jako wspólnikiem), ma do wyboru następujące formy działalności:
- jednoosobową działalność gospodarczą
- spółkę komandytową
- spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółkę akcyjną
Jeżeli natomiast dopuszczana jest możliwość współprowadzenia działalności z inną osobą fizyczną (wspólnikiem), pod uwagę może być brana również:
- spółka cywilna
- spółka jawna
Przy zakładaniu działalności pierwszy wybór najczęściej pada na jednoosobową działalność gospodarczą. Jest to niestety często spowodowane tym, iż „księgowi” doradzający przy wyborze, po pierwsze nie potrafią przedstawić wad i zalet poszczególnych form działalności, a po drugie boją się prowadzenia podmiotów bardziej złożonych, takich jak spółki komandytowe czy też spółki z ograniczona odpowiedzialnością. Konsekwencje tych obaw niestety ponoszą sami przedsiębiorcy, ale niestety najczęściej jest już za późno, aby cokolwiek zmienić i przeciwdziałać negatywnym skutkom.
Oczywiście nie da się ukryć, że bardzo często, przy bardzo małych rozmiarach działalności, jednoosobowa działalność gospodarcza jest wyborem optymalnym. Daje ona wiele niekwestionowanych korzyści:
- prowadzenie ewidencji w formie książki przychodów i rozchodów lub nawet ewidencji uproszczonych (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)
- praktycznie brak kosztów założenia działalności
- możliwość założenia działalności w ciągu jednego dnia
- opodatkowanie dochodu tylko jednym podatkiem od osób fizycznych (liniowym, wg skali podatkowej lub ryczałtowym)
- możliwość nieograniczonego dysponowania dochodem
- brak wymogów formalnych co do sprawozdawczości
Niestety taka forma ma swoje złe strony. Do najważniejszych zaliczyć należy:
- pełną odpowiedzialność właściciela za wszelkie zobowiązania, z zaakcentowaniem tego, iż ewentualne roszczenia kontrahentów mogą być również zaspokajane z majątku osobistego
- brak transparentności w rozliczeniach z właścicielem (brak podziału na pieniądze prywatne i związane z działalnością)
- ze względu na uproszczoną ewidencję trudność w prowadzeniu rozrachunków z kontrahentami czy z tytułu podatków
- niewielką możliwość analizowania kosztów przy zdywersyfikowanej działalności
- poważne utrudnienia w przypadku śmierci właściciela – działalność formalnie przestaje istnieć co np. w przypadku zatrudnienia pracowników lub realizacji długoterminowych kontraktów stawia bliskich w bardzo trudnej sytuacji
Na drugim biegunie postawić można spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (nie mówiąc już o najbardziej złożonej formie – spółce akcyjnej).
W przypadku spółki z o.o. do najważniejszych zalet zaliczyć należy:
- możliwość zabezpieczenia majątku osobistego przed roszczeniami osób trzecich
- jednoznaczne oddzielenie finansów prywatnych od finansów związanych z działalnością.
- ze względu na konieczność prowadzenia ewidencji w formie pełnych ksiąg handlowych możliwość:
- szczegółowej ewidencji rozrachunków
- możliwość analizowania działalności pod względem rentowności, obrotowości, płynności
- zachowanie ciągłości działalności w przypadku śmierci właściciela
- łatwość w kontynuowaniu działalności przez ewentualnych spadkobierców
Oczywiście w przeciwieństwie do formy najprostszej prowadzenie spółki działalności ma swoje wady:
- koszty założenia (na poziomie co najmniej 350 zł)
- złożoność założenia (konieczność przygotowania umowy spółki, złożenia wniosku o rejestrację do KRS)
- podwójne opodatkowanie (podatkiem dochodowym od osób prawnych oraz wypłacanej dywidendy podatkiem od osób fizycznych)
- możliwość dysponowania dochodem dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
- konieczność prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych
- konieczność sporządzania i składania do sądu oraz urzędu skarbowego sprawozdania finansowego
Wady i zalety poszczególnych form działalności można przedstawić w formie tabeli. Jeżeli jakaś kwestia może być uznana za uciążliwą została ona oznaczona [-], jeżeli obiektywnie jest neutralna przez [0], a jeżeli można uznać ją jako zaletę danej formy, w odpowiednim polu umieszczono [+]:
| Działalność jednoosobowa | Spółka cywilna | Spółka jawna | Spółka komandytowa | Spółka z o.o. | Spółka akcyjna | |
| Koszt założenia | + | + | + | – | – | – |
| Wymogi formalne przy założeniu | + | 0 | – | – | – | – |
| Wymogi formalne przy funkcjonowaniu | + | 0 | – | – | – | – |
| Odpowiedzialność właściciela | – | – | 0 | + | + | + |
| Koszt prowadzonej ewidencji | + | + | + | – | – | – |
| Sposób opodatkowania | + | + | + | + | – | – |
| Możliwość dysponowania dochodem | + | + | + | 0 | – | – |
| Transparentność rozliczeń z właścicielami | – | – | – | + | + | + |
| Ewidencja rozrachunków | – | – | – | + | + | + |
| Możliwość analizy finansowej | – | – | – | + | + | + |
| Ciągłość prawna w przypadku śmierci właściciela | – | – | 0 | 0 | + | + |
| Kontynuacja działalności przez spadkobierców | – | – | 0 | 0 | + | + |
Zależnie od oczekiwań pewne kryteria mogą być pominięte lub też mogą im zostać przypisane istotniejsze wagi. Może to spowodować, że w konkretnej sytuacji wybór może paść na spółkę komandytową lub nawet spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jako najbardziej optymalną formę. Wymaga to jednak rzetelnego podejścia do tematu i dokładnego przeanalizowania przypadku każdego klienta, nie zaś determinowania wyboru przez obawy lub brak wiedzy osób prowadzących sprawy księgowe.
